Neuausrichtung mit sicherem Kompass!
Gesunde und motivierte Beschäftigte sind in Zeiten des demografischen Wandels wichtiger denn je. Arbeitgebende und Betriebe müssen bereit sein, Beschäftigte auch nach längerer Krankheit wieder bestmöglich in ihren Arbeitsplatz zu integrieren - trotz eventueller Leistungseinschränkungen.
Unter dem Motto “Neuausrichtung mit sicherem Kompass” ist ein strukturiertes und qualitatives Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) von großer Bedeutung und funktioniert nur dann, wenn Arbeitsunfähigkeit möglichst überwunden und erneuter Ausfallzeit vorgebeugt wird.
Als zuständiger Unfallversicherungsträger möchten wir Ihnen die wesentlichen Informationen zur Verfügung stellen, die häufigsten Fragen beantworten, Mythen aus dem Weg räumen und den Weg ebnen, Sie qualitativ dabei zu unterstützen, das BEM zu implementieren, zu finalisieren oder Prozesse neu auszurichten.
Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) soll Beschäftigten helfen, nach längerer Krankheit wieder gesund in den Job einzusteigen und erneute Ausfälle zu vermeiden. Dabei wird gemeinsam überlegt, wie der Arbeitsplatz oder die Arbeitsbedingungen angepasst werden können.
- Überwindung - Arbeitsunfähigkeit überwinden
- Erhaltung - individuelle Arbeitsplätze erhalten
- Vorbeugung - erneuter Arbeitsunfähigkeit vorbeugen
- Förderung - Gesundheit, Zufriedenheit und Motivation der Beschäftigten fördern
Viel bedeutsamer bei den Zielen ist das “Wie” - wie gelingt die Umsetzung dieser Ziele?
Das Betriebliche Eingliederungsmanagement ist ein anerkanntes Instrument, um die Beschäftigten dabei zu unterstützen, individuelle Maßnahmen zu entwickeln, die eine Weiterbeschäftigung ermöglichen und garantieren. Das BEM sollte zeitnah, systematisch und strukturiert umgesetzt werden. Eine fürsorgliche Ausrichtung des BEM stärkt das Vertrauen und motiviert die Betroffenen an den Gesprächen teilzunehmen.
Fachkräftemangel, demografische Veränderung und steigende Anforderungen im Arbeitsalltag fordern Arbeitgebende und Beschäftigte immer mehr heraus. Mit einem standardisierten BEM-Verfahren begegnen Arbeitgebende den Herausforderungen vorausschauend.
Sinnvoll ist es, dass BEM in das Gesamtkonzept für die Sicherheit und Gesundheit im Unternehmen zu integrieren. Welche Gründe dafürsprechen? Wir teilen diese gerne!
- Reduzierung der Fehlzeiten und Kosten durch Arbeitsunfähigkeit
- BEM als möglicher Schlüssel zur Veränderung von Arbeitsbedingungen für das Kollektiv (Verhältnisprävention)
- Wissen, Kompetenz und Fähigkeiten bis zum Renteneintritt erhalten - notwendige Rehabilitationsbedarfe frühzeitig im Rahmen des BEM erkennen können
- Wandlung der Maßstäbe und Kriterien von Berufseinsteigenden zur Wahl des zukünftigen Arbeitgebers hinsichtlich einer gesundheitsorientierten Unternehmenskultur
- Keine Tabuisierung von Themen wie psychische Belastungen, die Grund für krankheitsbedingte Ausfallzeiten sein können
1. Ziele im BEM festlegen
- Gewinnen Sie ein gemeinsames Verständnis für die Sinnhaftigkeit des BEM und halten Sie die Ziele schriftlich fest.
- Binden Sie die Unternehmensleitung bzw. Ihren Arbeitgebenden in die Planung mit ein, wenn der BEM-Prozess implementiert oder neu ausgerichtet werden soll.
- Kommunizieren Sie die Ziele gemeinsam mit dem festgelegten BEM-Prozess an die Beschäftigten (Ablauf, Verantwortlichkeiten,…).
2. Bestandsaufnahme: Wie sieht es aktuell aus? Leitende Fragen für Ihre Vorbereitung
- Wie gut sind Sie im Bereich “BEM” bereits aufgestellt? Gibt es Veränderungspotential bei dem bestehenden Prozess?
- Braucht es Weiterbildung oder Fachkompetenz für die Umsetzung? Nutzen Sie gerne unser Seminarangebot.
- Wird aktuell auf eine externe Beratungsstelle oder einen Dienstleister für die Durchführung zurückgegriffen oder soll zukünftig darauf zurückgegriffen werden?
- Wurden in der Vergangenheit BEM-Verfahren durchgeführt, die als Best-Practice-Beispiele dienen können?
3. Beteiligte Personen und Verantwortlichkeiten festlegen - welche Personen sind beteiligt?
Am BEM können mehrere Personen und Stellen innerhalb und außerhalb des Unternehmens beteiligt sein. Nur die BEM-berechtigte Person entscheidet darüber, welche Person bzw. Personen das BEM-Verfahren begleiten. Es bedarf immer einer Zustimmung.
- Der/die BEM-Beauftragte Person des Arbeitgebenden (auch bezeichnet als BEM-Fallmanager bzw. BEM-Fallmanagerin)
- Der/die Beschäftigte ("BEMling", "BEM-berechtigte Person",…)
- Vertrauensperson des/der Beschäftigten (Ehepartner/in, Freund/in, Partner/in, Rechtsanwalt/-anwältin,…)
- Betriebliche Interessenvertretung (Mitglied des Betriebsrates)
- Schwerbehindertenvertretung (bei Bedarf auch auf Wunsch des/der Beschäftigten)
Optional: Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebs- oder Werksarzt/-ärztin, Rehabilitationsträger (extern), Integrationsamt (extern) und/oder Firmenservice der Deutschen Rentenversicherung (DRV) (extern)
Unser Tipp: Ein kleiner, gut abgestimmter Kreis entscheidet oft effektiver als eine große Runde mit vielen Meinungen. Handeln Sie im Sinne der BEM-berechtigten Person!
Dienstvereinbarung - sorgt für Verbindlichkeit
Bei größeren Kommunen bzw. Betrieben sollte der BEM-Prozess gemeinsam mit dem Personal- oder Betriebsrat in einer Dienstvereinbarung festgehalten werden. Eine Dienstvereinbarung beinhaltet:
- den Prozessablauf
- die Verantwortlichkeiten für den gesamten BEM-Prozess
- die Handhabung des Datenschutzes
- die Dokumente wie Einladungsschreiben als Anlage zur Einsicht
- …
Der Abschluss einer Dienstvereinbarung ist ein wichtiger Schritt, um die Prozessqualität zu sichern. Insbesondere in Fällen von Rechtsstreitigkeiten kann die Dienstvereinbarung entscheidend sein, um nachzuweisen, dass ein BEM-Verfahren angeboten und durchgeführt wurde.
Kommunikation & Öffentlichkeitsarbeit - Vertrauen schaffen
Den Erfolg des BEM in Kennzahlen zu genießen ist nicht einfach. Je größer das Vertrauen, desto höher die Annahmequote.
Wichtige Voraussetzungen für einen offenen Umgang im BEM:
- Überzeugung - Unternehmensleitung und Interessenvertretung stehen hinter dem BEM
- Transparenz & Austausch - BEM-Prozess flächendeckend erläutern und von erfolgreichen BEM-Verfahren berichten
- Personenkreis - eine vertrauenswürdige Person im eigenen Haus als BEM-Beauftragte/r
- Datenschutz - transparenter Umgang mit personenbezogenen Daten (inkl. Krankheitsdaten) und dem “Datenfluss”
- Sicherheit - Vertraulichkeit vermitteln
Wegweiser - der BEM Prozess
Für die Durchführung des BEM ist ein fester Prozess unabdingbar. Ein in der Praxis bewährter BEM-Prozess ist nachfolgend dargestellt. Nutzen Sie das Flussdiagramm gerne als Orientierung:
Feststellung der Arbeitsunfähigkeit von mehr als 6 Wochen in einem Jahr
- Ermittlung der krankheitsbedingten Abwesenheit (i.d.R. durch die Personalabteilung).
- Hinweis: Bei der Ermittlung der Fehlzeiten werden Kuren, Rehabilitationsmaßnahmen und Kurzzeiterkrankungen mit einbezogen.
Angebote eines BEMs
- Postalischer Versand eines Einladungsschreibens. Erwähnen Sie die mögliche Beteiligung weiterer Personen wie Vertrauensperson, Personalrat, Schwerbehindertenvertretung.
Tipp: Versand eines Erinnerungsschreibens nach 3-4 Wochen - Datenschutzerklärung beifügen bzw. über die Einhaltung des Datenschutzes informieren.
- Freiwilligkeit der Teilnahme signalisieren.
- Unser Tipp: Senden Sie mit dem Einladungsschreiben die Datenschutzerklärung ab. Auch ein Flyer über die Grundlagen zum BEM inkl. Ansprechperson hilft für das Verständnis.
- Formulieren Sie das Einladungs- und Erinnerungsschreiben persönlich. Ein Brief des Arbeitgebers birgt immer etwas Ungewissheit.
Kennlern- und Erstgespräch
- Aufklärung über das BEM-Verfahren (Ziele, Ablauf und Chancen erläutern)
- Situationsanalyse:
- Welche Ursachen liegen für die Ausfallzeiten zu Grunde?
- Besteht ein Zusammenhang zwischen bestehenden Einschränkungen und den Arbeitsplatzanforderungen?
- Entscheidungen über Fortführung oder Einstellung des BEM-Verfahrens
- Keine losen Enden - Anschlusstermin vereinbaren, To-Do's festhalten und Maßnahmenvorschläge verschriftlichen
- Schriftliche Einwilligung der Dateneinholung, -nutzung und -verarbeitung
- Auf die Mitwirkungspflicht des Beschäftigten hinweisen
Fallmanagement / BEM-Verfahren
- Regelmäßige Treffen zwischen BEM-beauftragter Person und “BEMling” für die Planungen von Maßnahmen → lösungsorientiert, offener “Suchprozess”
- Entscheiden, ob weitere Personen (siehe Beteiligte) in die Umsetzung von Maßnahmen hinzugezogen werden (müssen).
- Umsetzung von Maßnahmen → siehe Maßnahmenbeispiele nach dem TOP-Prinzip
- Durchgeführte Maßnahmen überprüfen, nachjustieren und evaluieren.
- Hinweis: BEM-Prozesse sind unterschiedlich kurz- und langwierig. Es bedarf regelmäßiger Abstimmungstermine, die wiederum das Vertrauen in die Umsetzung von Maßnahmen stärken.
Beendigung des BEM-Verfahrens
- Ein BEM-Verfahren ist abgeschlossen, wenn die definierten Ziele bzw. die festgelegten Maßnahmen erfolgreich umgesetzt sind. Es kann zu jedem Zeitpunkt vom “BEMling” unbegründet beendet werden.