Digitaler Lohnnachweis
Empfehlung: Jetzt den Stammdatenabruf 2017 durchführen!
Hinweise der Berufsgenossenschaften und Unfallkassen
Die Unfallversicherungsträger empfehlen, den Stammdatenabruf für das Meldejahr 2017 jetzt durchzuführen. Er ist die Grundlage für die Erstellung des digitalen Lohnnachweises.
Je frühzeitiger die Stammdaten abgerufen werden, desto einfacher ist die Meldung des digitalen Lohnnachweises im Folgejahr. Der Stammdatendienst im UV-Meldeverfahren sieht vor, dass Arbeitgeber bzw. deren Dienstleister die Entgeltabrechnung am Anfang eines Jahres auf die Abgabe des digitalen Lohnnachweises vorbereiten.
Folgendes Vorgehen wird empfohlen:
Arbeitgeber bzw. die mit der Entgeltabrechnung beauftragten Dienstleister rufen die Stammdaten des Unternehmens zu Beginn des Meldejahres ab. Der Stammdatenabruf erfolgt aus dem jeweiligen Entgeltabrechnungsprogramm. Mit den im Programm hinter-legten Zugangsdaten wird die Stammdatenanfrage an die Stammdatendatei der DGUV abgesandt. Sind noch keine Zugangsdaten (Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers, Mitgliedsnummer und PIN) erfasst, ist dies der erste Schritt. Nach Erhalt der Stammdatenantwort sollten die Zuordnungen aller Beschäftigten zur jeweils zutreffenden Gefahrtarifstelle überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.
Vor Abgabe der Meldung sollte eine abschließende Prüfung der erfassten Daten er-folgen. Bei der Prüfung sind zum einen die Vorgaben der zuständigen Berufsgenossenschaft bzw. Unfallkasse zu berücksichtigen. Zum anderen ist darauf zu achten, dass ggf. veränderte Tätigkeiten von Beschäftigten im Verlauf des Jahres richtig zugeordnet werden. Nur so können die Lohnsummen der Beschäftigten, die Anzahl der Versicherten und die Arbeitsstunden am Ende des Jahres in einen korrekten digitalen Lohnnachweis einfließen. Das digitale Verfahren ist ein jährlich laufender Prozess und verlangt, dass die Daten aus der Lohnabrechnung direkt an die Unfallversicherungsträger übermittelt werden. Am besten ist es, den Stammdatenabgleich künftig zu den Routineaufgaben der Lohn- und Gehaltsabrechnung am Jahresanfang hinzuzufügen.
Für Nutzer von sv.net gilt etwas anderes:
Wird vom Unternehmen kein Entgeltabrechnungsprogramm genutzt, sondern alle Meldungen über sv.net abgegeben, ist der Lohnnachweis digital zur Unfallversicherung ebenfalls über diesen Meldeweg zu erstellen. Bitte beachten Sie, dass insbesondere sv.net/online keine langfristige Speicherung von Stammdaten vorsieht. Der Abruf der Stammdaten sollte deshalb in kurzem zeitlichem Abstand vor Abgabe des Lohnnachweises digital erfolgen.